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Tab Hilfsbuch – ausführliche Einführung

Der Hilfsbuch‑Tab ist das zentrale Werkzeug in ALCOLM, wenn es darum geht, Geschäftsvorfälle schnell und unkompliziert zu erfassen, bevor diese ins Hauptbuch übertragen werden. Im Unterschied zum Hauptbuch, das alle endgültigen Buchungen chronologisch enthält, fungiert das Hilfsbuch als Zwischenspeicher für Belege und einfache Buchungen. Dies erleichtert den Arbeitsalltag enorm, weil nicht jede Ausgabe oder Einnahme sofort mit allen Details im großen Journal erfasst werden muss.

Zweck und Nutzen​

  • Vorbereitung von Buchungen: Im Hilfsbuch werden Einnahmen, Ausgaben und Geldtransfers erfasst, ohne dass sie sofort fest im Hauptbuch stehen. Das ist ideal für Mitarbeiter, die Belege einscannen oder vorkontieren, während ein Buchhalter später die finale Verbuchung vornimmt.
  • Zeitersparnis: Durch die getrennte Erfassung können alltägliche Geschäftsvorfälle schnell dokumentiert werden. Die tiefergehende Prüfung und eventuelle Korrektur erfolgt erst bei der Übertragung ins Hauptbuch.
  • Fehlerreduktion: Da die Buchungen im Hilfsbuch vorläufig bleiben, lassen sich Fehler leichter korrigieren, bevor sie Teil der offiziellen Finanzdokumente werden.

Hauptfunktionen im Überblick​

  • Ausgaben buchen: Hier kannst du alle Arten von Kosten festhalten, wie Lieferantenrechnungen, Büromaterialien oder Reisekosten. Du wählst das entsprechende Aufwandskonto, gibst den Betrag und den MwSt.-Satz an und hinterlegst optional Belegdaten.
  • Einnahmen buchen: Diese Funktion erlaubt es, Erlöse zu erfassen – etwa Verkaufserlöse, Mieteinnahmen oder Zinsgutschriften. Du ordnest die Einnahme dem passenden Erlöskonto zu und gibst Nettobetrag sowie MwSt. an.
  • Geld bewegen: Wird verwendet, um interne Umbuchungen vorzunehmen, z. B. wenn Bargeld aus der Kasse auf ein Bankkonto eingezahlt wird oder wenn Geld zwischen verschiedenen Bankkonten verschoben wird. Hierbei sind nur das Quell- und Zielkonto sowie der Betrag anzugeben; das System erzeugt automatisch den korrekten Soll‑/Haben‑Satz.

Workflow​

  1. Erfassen: Im Tagesgeschäft erfasst du jede Ausgabe, Einnahme oder interne Geldbewegung direkt im Hilfsbuch.
  2. Prüfen und Ergänzen: Vor der Übernahme ins Hauptbuch können diese Buchungen ergänzt oder korrigiert werden, z. B. wenn Belege fehlen oder Konten korrigiert werden müssen.
  3. Übertragen: Nach der Kontrolle überführt der Buchhalter die gesammelten Buchungen in das Hauptbuch. So bleiben die Hauptjournal-Einträge sauber und nachvollziehbar.

Durch diese Arbeitsweise dient der Tab Hilfsbuch als flexibles Instrument zur Vorbuchhaltung und stellt sicher, dass die endgültige Buchführung im Hauptbuch korrekt, geprüft und vollständig erfolgt.