Mahnstufen einrichten

Öffnen Sie Admin › Finanzen, Reiter Mahnwesen. Hier legen Sie die Stufen fest, die ABS bei unbezahlten Rechnungen nacheinander durchläuft – zum Beispiel Zahlungserinnerung, Mahnung, 2. Mahnung und Betreibung.

Die Zahlungsfrist in Tagen zählt ab dem Buchungsdatum der Rechnung, Level bestimmt die Reihenfolge.

Klicken Sie oben rechts auf + Mahnstufe – oder bei einer bestehenden Stufe auf das blaue Stift-Symbol – und füllen Sie die Felder aus:

• Mahnstufe: Bezeichnung, die auf dem Mahnschreiben erscheint, zum Beispiel «Zahlungserinnerung».
• Zahlungsfrist in Tagen: nach wie vielen Tagen ab Buchungsdatum der Rechnung diese Stufe fällig wird.
• Mahngebühr: Betrag, der dem Kunden mit dieser Stufe zusätzlich verrechnet wird (0.00 = keine Gebühr).
• SOLL Konto, HABEN Konto und MwSt. Satz: nur nötig, wenn Sie eine Gebühr erheben – die Buchungskonten und der MwSt-Code für die Gebühr.
• Level: Reihenfolge der Stufe (1 = erste Stufe).

Achtung: Weil die Fristen ab Buchungsdatum zählen, sollte die erste Stufe länger sein als Ihre längste Zahlungsfrist. Sonst geht bei «30 Tage netto» eine Zahlungserinnerung hinaus, bevor die Rechnung fällig ist.

Mahngebühren gelten mehrwertsteuerlich in der Regel nicht als Entgelt und werden als Ertrag verbucht. Klären Sie Konto und MwSt-Code im Zweifel mit Ihrem Treuhänder.

Unter Vortext und Nachtext erfassen Sie den Text am Anfang und am Ende des Mahnschreibens dieser Stufe. Mit Standardtext aus Vorlage laden übernehmen Sie einen vorbereiteten Text und passen ihn an.

Diese Platzhalter ersetzt ABS beim Erstellen automatisch – einfach kopieren und an der gewünschten Stelle einfügen:

• {[reminder_tax]} – Mahngebühr
• {[reminder_tax_gross]} – Mahngebühr inkl. MwSt.
• {[total_amount]} – Betrag
• {[reminder_level_days]} – Zahlungsfrist in Tagen
• {[client_greeting]} – Grussformel

Klicken Sie anschliessend auf Hinzufügen bzw. bei einer bestehenden Stufe auf Speichern. Wie Sie danach Mahnungen verschicken, zeigt Mahnlauf abschliessen.