Onglet Hilfsbuch – introduction détaillée

L’onglet Hilfsbuch (livre auxiliaire) est l’outil central d’ALCOLM pour saisir rapidement et simplement des opérations avant qu’elles ne soient reportées dans le grand livre. Contrairement au grand livre, qui contient chronologiquement toutes les écritures définitives, le livre auxiliaire sert de mémoire intermédiaire pour les justificatifs et les écritures simples. Le travail quotidien s’en trouve nettement facilité, car chaque dépense ou recette n’a pas besoin d’être saisie immédiatement avec tous les détails dans le grand journal.

Objectif et avantages

• Préparation des écritures : le livre auxiliaire permet de saisir des recettes, des dépenses et des transferts d’argent sans qu’ils figurent immédiatement de façon définitive dans le grand livre. C’est idéal pour les collaborateurs qui scannent ou pré-imputent des justificatifs, tandis qu’un comptable procède plus tard à la comptabilisation finale.
• Gain de temps : grâce à la saisie séparée, les opérations quotidiennes peuvent être documentées rapidement. Le contrôle approfondi et une éventuelle correction n’ont lieu qu’au moment du report dans le grand livre.
• Moins d’erreurs : comme les écritures du livre auxiliaire restent provisoires, les erreurs peuvent être corrigées plus facilement avant qu’elles ne fassent partie des documents financiers officiels.

Fonctions principales en un coup d’œil

• Ausgaben buchen : vous pouvez y enregistrer tous les types de charges, comme des factures fournisseurs, des fournitures de bureau ou des frais de déplacement. Vous choisissez le compte de charges correspondant, indiquez le montant et le taux de TVA et ajoutez si vous le souhaitez des données de justificatif.
• Einnahmen buchen : cette fonction permet de saisir des produits – par exemple des produits de vente, des loyers encaissés ou des intérêts crédités. Vous attribuez la recette au compte de produits approprié et indiquez le montant net ainsi que la TVA.
• Geld bewegen : sert à effectuer des virements internes, p. ex. lorsque de l’argent liquide de la caisse est déposé sur un compte bancaire ou que de l’argent est transféré entre différents comptes bancaires. Il suffit d’indiquer le compte source, le compte cible et le montant ; le système génère automatiquement l’écriture débit/crédit correcte.

Déroulement

Saisir : au quotidien, vous saisissez chaque dépense, recette ou mouvement d’argent interne directement dans le livre auxiliaire.

Vérifier et compléter : avant le report dans le grand livre, ces écritures peuvent être complétées ou corrigées, p. ex. lorsque des justificatifs manquent ou que des comptes doivent être corrigés.

Reporter : après contrôle, le comptable transfère les écritures collectées dans le grand livre. Les écritures du journal principal restent ainsi propres et traçables.

Grâce à cette façon de travailler, l’onglet Hilfsbuch sert d’instrument flexible de pré-comptabilité et garantit que la comptabilité définitive dans le grand livre est correcte, vérifiée et complète.