Ordres d’atelier

Le module Werkstattaufträge (ordres d’atelier) sert à gérer, planifier et suivre toutes les commandes exécutées en atelier. Vous pouvez y créer de nouvelles commandes, modifier des commandes existantes, saisir des temps et gérer le statut des travaux de réparation.

Vue d’ensemble

Après l’ouverture de l’onglet Werkstattaufträge, un tableau avec toutes les commandes existantes s’affiche. Cette liste comporte les colonnes suivantes :

| Colonne | Description |
|--------|---------------|
| # | Numéro de commande interne |
| Kunde | Nom du client ou de l’entreprise |
| Angebot | Numéro de référence de l’offre correspondante |
| Fahrzeug | Désignation du véhicule (marque, modèle) |
| Datum | Date de création de l’ordre d’atelier |
| Priorität | Classement : haute, moyenne ou basse |
| Status | État actuel du travail |
| Aufgezeichnete Zeit | Total des heures de travail saisies |
| Zeiterfassung | Bouton pour gérer ou ajouter des temps |
| Termin | Rendez-vous d’atelier prévu |
| Notizen | Champ de texte libre pour des remarques |
| Details | Ouvre la vue détaillée de la commande |

Actions et fonctions

🆕 Nouvel ordre d’atelier

• Description : crée une nouvelle commande pour un véhicule.
• Marche à suivre :

1. Cliquez en haut sur Neuer Auftrag (le bouton peut être accessible via le menu contextuel ou le symbole plus).
2. Choisissez le client et le véhicule.
3. Saisissez les prestations (p. ex. service, changement de pneus, diagnostic).
4. Définissez une priorité.
5. Enregistrez avec Speichern.

🧭 Filtres et fonctions de recherche

• Description : les listes déroulantes au-dessus du tableau permettent de filtrer les ordres d’atelier.
• Filtres disponibles :
• Mitarbeiter : n’affiche que les commandes d’un collaborateur déterminé.
• Priorität : filtre par haute / moyenne / basse.
• Status : filtre par état d’avancement (p. ex. encore ouvert, en réparation, terminé).
• Datum von / bis : limite la période.
• Action :
• La liste se met à jour automatiquement après le choix des filtres ou via un bouton Filter anwenden.
• Filter löschen réinitialise tous les filtres.

🔁 Modifier le statut

• Description : met à jour l’état d’avancement de la commande.
• Marche à suivre :

1. Dans la colonne Status, choisissez l’état souhaité dans le menu déroulant.
2. Options de statut possibles :

• • Noch offen → la commande est planifiée mais pas commencée
  • In Werkstattarbeit → le véhicule est actuellement en traitement
  • Benötigt KV → devis nécessaire
  • Fertig für KV → prêt pour l’examen du devis
  • In Reparatur → travail activement en cours
  • Benötigt ET → des pièces de rechange sont nécessaires
  • Zur Endkontrolle → commande en contrôle final
  • Erledigt → commande terminée

3. Les modifications sont enregistrées automatiquement ou doivent être confirmées manuellement avec Speichern.

🕒 Gérer la saisie du temps

• Description : tous les temps de travail d’une commande sont documentés ici.
• Marche à suivre :

1. Dans la colonne Zeiterfassung, cliquez sur Zeiterfassung verwalten.
2. Saisissez la ressource (p. ex. nom du mécanicien) et la durée.
3. Une remarque peut être ajoutée si vous le souhaitez.
4. Speichern comptabilise les temps dans la commande.

🏷️ Définir la priorité

• Description : détermine l’urgence d’une commande.
• Marche à suivre :

1. Ouvrez le menu déroulant dans la colonne Priorität.
2. Choisissez parmi les options suivantes :

• • 🔴 Hoch (haute)
  • 🟡 Mittel (moyenne)
  • 🟢 Niedrig (basse)

3. Enregistrez pour voir la commande marquée en couleur dans la vue d’ensemble.

📋 Ajouter des notes

• Description : saisir des remarques internes ou des informations client.
• Marche à suivre :

1. Cliquez dans la colonne Notizen ou dans la zone de détail sur le champ de note.
2. Saisissez votre texte (p. ex. le véhicule a une fuite d’huile – consultation du client nécessaire).
3. Validez avec Speichern.

🔍 Ouvrir la vue détaillée

• Description : affiche toutes les données de la commande, y compris les détails du véhicule, les positions de la commande et les temps.
• Marche à suivre :

1. Cliquez dans la colonne Details sur le bouton ou le lien.
2. La fenêtre de détail affiche :

• • les données du client
  • le numéro de l’offre
  • les données du véhicule (plaque, type, kilométrage, etc.)
  • les check-lists
  • tous les temps enregistrés

3. Les modifications peuvent être effectuées et enregistrées directement ici.

⏱️ Afficher le temps enregistré

• Description : affiche le total de tous les temps de travail saisis par commande.
• Remarque :
• Le temps est additionné automatiquement à partir des saisies de temps.
• Les modifications se font via Zeiterfassung verwalten.

🗓️ Planification des rendez-vous

• Description : un rendez-vous pour le passage à l’atelier peut être défini ici.
• Marche à suivre :

1. Ouvrez la commande via Details.
2. Indiquez la date et l’heure dans le champ Termin.
3. Enregistrez les modifications.
4. Le rendez-vous apparaît dans le module calendrier.

🧰 Positions de la commande (prestations)

• Description : tous les travaux à effectuer (p. ex. remplacer les freins, vidange) sont enregistrés ici.
• Marche à suivre :

1. Ouvrez la commande → onglet Auftragspositionen.
2. Choisissez le travail souhaité dans la liste déroulante Dienstleistung wählen.
3. Ajoutez un commentaire si vous le souhaitez.
4. Validez avec Speichern.
5. Toutes les prestations sont additionnées et affichées dans le devis.

📎 Téléverser des documents

• Description : ajoutez des photos, des factures ou des documents de contrôle.
• Marche à suivre :

1. Ouvrez l’onglet Dokumente dans la commande.
2. Cliquez sur Datei auswählen.
3. Téléversez le fichier (p. ex. PDF, JPG).
4. Le document est enregistré dans la commande et accessible à tout moment.

⚙️ Autres options

• Abbrechen → interrompt le traitement en cours.
• Speichern → enregistre toutes les modifications.
• Zurück → revient à la vue d’ensemble des ordres d’atelier.

Résumé

L’onglet Werkstattaufträge est l’outil central pour la planification, l’exécution et le suivi des réparations et des travaux de service. Grâce à la combinaison de la gestion des statuts, de la saisie du temps et de l’attribution des prestations, le module offre une vue d’ensemble complète de l’activité de l’atelier.

Conseil : En combinaison avec les modules Clients & véhicules, Factures et Calendrier, l’ensemble du processus de réparation peut être représenté numériquement – de la création de la commande jusqu’à la facturation.